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Change management aplicado a los espacios de trabajo

¿Qué es Change Management y cuál es su metodología? ¿Cuáles son los retos de un proceso de gestión del cambio? Os lo explicamos en el siguiente vídeo.

noviembre 10, 2016

Sucede a diario. Las empresas mueven la sede de sus oficinas, proyectan nuevos espacios de trabajo y redefinen estrategias de interacción que mejoren la comunicación entre sus equipos. Sin embargo, muchas de estas acciones no suelen tener el éxito esperado si no se acompañan de un plan adecuado de Change management, o gestión del cambio. Hemos hablado con Guzmán de Yarza, Head of Workplace Strategy de JLL en España, para profundizar un poco esta materia. “Change Management consiste en garantizar que los cambios que se lleven a cabo en una empresa a diferentes niveles, sean un éxito y que además se mantengan en el tiempo” explica De Yarza. En este sentido, es importante que los empleados entiendan esos cambios, no sólo como una necesidad (por ejemplo un cambio de oficinas) sino también como un proceso enriquecedor donde van a aprender a cómo trabajar de una nueva forma y a cómo mejorar su rendimiento dentro de una organización.

METODOLOGÍA

Tradicionalmente los procesos o los servicios de la Gestión del Cambio se han basado en la comunicación, pero además existen otros dos puntos claves para realizar un servicio de calidad, como son la participación y la formación.

Muchos de los cambios que se producen en los espacios de trabajo tienen que ver con construir lugares más creativos y colaborativos. Sin embargo, ésto es algo que no sólo se consigue diseñando un espacio que lo favorezca. La clave es dotar a los empleados de herramientas y de habilidades que les permitan trabajar de una manera más creativa y más colaborativa. “Para eso es fundamental la formación. Dentro del plan de Change Management siempre incluimos una serie de sesiones en las que los empleados reciben formación sobre cómo trabajar de manera más creativa y más colaborativa”.

Otro punto fundamental dentro de una estrategia de gestión del cambio es la participación, el engagement, el involucrar a los empleados en todo el proceso de cambio. Es bastante frecuente ver como un espacio ha sido magníficamente diseñado pero es percibido por los empleados como algo ajeno, algo de lo que no han formado parte. “Antes de que el diseño esté desarrollado es necesario involucrar a los empleados mediante lo que llamamos diseño colaborativo o co-designed. Formamos grupos de trabajo en los que empleados toman decisiones y ayudan a la elaboración y al desarrollo del futuro diseño. Esto nos permite generar un mayor sentimiento de pertenencia y de identidad con los nuevos espacios”. Por lo tanto, comunicación, participación y formación son los tres pilares de una buena metodología de Change Management.

RETOS

Una vez definida la metodología de trabajo, hay muchos retos y barreras que superar para llevar a cabo con éxito un proceso de gestión del cambio. En primer lugar, hay que garantizar que todos los órganos de toma de decisión de la empresa estén alineados, desde los más altos hasta los más bajos. “Las empresas suelen ser estamentos jerárquicos en los que las decisiones escalan y, por lo tanto, debemos garantizar que todos esos estados de decisión y esos agentes están involucrados en el cambio y que además lo favorecen“, afirma De Yarza.

Dicho esto, también es importante asumir que hay un porcentaje de población laboral que no van a aceptar fácilmente el cambio debido a muchas razones, como pueden ser el desconocimiento o por razones personales o culturales. Por lo tanto hay que trabajar con aquellos segmentos de trabajo que aceptan el cambio con compromiso.

Por último, es fundamental que el cambio sea sostenido en el tiempo. Para ello se establece un calendario de visitas y de una monitorización posterior a la implantación de un proceso de cambio dentro de un espacio de trabajo. “Se trata de mitigar los posibles errores que hayan ocurrido y aquellas soluciones que no hayan tenido el éxito deseado de ese calendario en el tiempo”.

Queda claro que la gestión del cambio es una herramienta crítica para planificar con éxito los espacios de trabajo.

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