¿Por qué contratar a un gestor de proyectos?

Si alguna vez has afrontado un proyecto de remodelación o de construcción, sabrás que la cantidad de piezas a encajar puede resultar abrumadora. Desde presupuestos y plazos hasta contratistas y proveedores, garantizar que todo funcione a la perfección se convierte en un trabajo muy exigente a jornada completa. Sin embargo, existe una solución: un gestor de proyectos (GP) o Project Manager (PM) cualificado.

Todo proyecto, ya sea una reforma compleja o un simple rediseño, es un complicado entramado de tareas. Gestionar el aumento de los costes de construcción y alcanzar hitos críticos y fechas de ocupación puede ser como escalar una montaña en un paisaje cambiante. Incluso un pequeño paso en falso puede conllevar consecuencias importantes, como retrasos, sobrecostes presupuestarios y un posible riesgo para la reputación. Es importante evaluar los riesgos que implica y si asumir tales incertidumbres es un camino que se quiere recorrer en solitario.

Emprender un proyecto plantea retos considerables que pueden superar los conocimientos de tu equipo u organización. Superar con éxito estos retos suele requerir la dedicación de un gestor de proyectos con experiencia. Estas son cuatro razones de peso por las que invertir en un gestor de proyectos es un gasto que generará beneficios sustanciales.

1. Coste y gestión del tiempo

El coste medio de la construcción de una oficina ha aumentado un 5,2% en el último año, según nuestros análisis. Con el aumento de los costes de los proyectos, contratar a un GP puede parecer un gasto adicional innecesario, pero el coste real de no contratar a uno puede ser inmenso.

Un GP ahorra dinero gracias a las estimaciones conceptuales y detalladas, las referencias de datos, la planificación de capital, el análisis de ofertas y la resolución proactiva de retos que podrían afectar a objetivos empresariales clave como las fechas de ocupación, el presupuesto y los requisitos de programación. Así se evitan repeticiones, se mantiene la estabilidad del presupuesto y se evitan sorpresas costosas.

Invertir en el diseño del lugar de trabajo se ha convertido en una estrategia crucial para retener al mejor talento, mejorar la productividad de los empleados y estar a la altura de la reputación de tu marca. Si te asocias con una empresa de gestión de proyectos de renombre que cuente con una sólida red de proveedores y socios comerciales de probada eficacia en el sector y con la capacidad de negociar las mejores opciones en tu nombre, podrás obtener resultados excepcionales en tu proyecto.

¿Y qué va acompañado del valor del dinero? El tiempo. Es esencial comprender la importancia del tiempo junto al valor monetario. En el ámbito de los proyectos de capital, el tiempo tiene una importancia enorme como recurso limitado y valioso. Las consecuencias de una ejecución deficiente de un proyecto son asombrosas. Según el Project Management Institute, cada 20 segundos se desperdicia la increíble cifra de un millón de dólares.

¿El lado positivo? Un buen GP asumirá toda la responsabilidad del proyecto, de principio a fin, lo que te permitirá concentrarte en tus tareas habituales y evitar retrasos. Además, los GP son expertos en coordinación, programación e identificación de áreas en las que el equipo puede ser proactivo para cumplir los plazos. Al minimizar las redundancias y maximizar las capacidades del equipo, un GP puede ahorrar tiempo y recursos, un activo valioso que no puede recuperarse una vez perdido.

Un lugar de trabajo flexible para una nueva sede corporativa ahorra 500.000 dólares

Zynga, una conocida empresa de videojuegos, se asoció con JLL para mejorar su lugar de trabajo durante la renovación del contrato de arrendamiento. Esta colaboración permitió a Zynga trasladarse con éxito a San Mateo, California, y JLL consiguió una importante reducción del 30% en los costes de construcción de su nueva oficina de 5.500 metros cuadrados.

2. Mitigación de riesgos

Un GP es la primera línea de defensa contra posibles contratiempos. Cada proyecto tiene una cierta cantidad de riesgo, pero si un problema amenaza con descarrilar un proyecto, un buen GP tiene un plan claro para resolverlo o, al menos, mitigar los impactos críticos.

La mitigación de riesgos en la gestión de proyectos consiste en encontrar y resolver problemas. No se trata sólo de señalar los problemas, sino también de elaborar planes inteligentes para superar las dificultades. Y los gestores de proyectos utilizan herramientas y tecnología especializadas para gestionar este proceso con fluidez.

Estas herramientas han configurado procesos y plantillas que guían el proyecto en la dirección correcta. Esto ayuda a los gestores de proyectos a tomar decisiones inteligentes, basadas en datos y con información actualizada. Los datos están todos en el mismo sitio, lo que facilita el seguimiento de la marcha del proyecto en tiempo real. De esta forma, las tareas se realizan a tiempo y el presupuesto se mantiene dentro de lo previsto.

3. Alcance del proyecto

Cuando se trata del éxito de un proyecto, son varios los factores que pueden contribuir a su desgaste, entre ellos las cuestiones temporales y financieras. Sin embargo, un responsable habitual de estos contratiempos es la ampliación del alcance. Las prácticas eficaces de gestión de proyectos implican mantener el control sobre el flujo del proyecto y garantizar que los miembros del equipo se ciñan al alcance original del trabajo. Este principio es especialmente importante cuando las organizaciones se enfrentan al complejo proceso de optimizar su espacio de oficinas. Manteniendo el alcance del proyecto, las organizaciones pueden evitar desviaciones innecesarias y maximizar los resultados del proyecto.

Supongamos lo siguiente: tu empresa quiere incluir una nueva herramienta para los empleados que inicialmente se centra en compartir documentos y la gestión de tareas. Sin embargo, a medida que profundizas en el proyecto, decides incorporar funciones adicionales como plataformas de chat y seguimiento de empleados. Es fundamental ser prudente, ya que añadir demasiados extras puede complicar el plan y aumentar los costes. Pero con un GP al cargo, puedes evitar estos problemas. Evaluará qué funciones son necesarias frente a cuáles son solo deseables, garantizando un enfoque equilibrado del alcance del proyecto.

4. Resultados de calidad

El compromiso de un gestor de proyectos con la calidad es la fuerza propulsora del éxito. Gestionar un proyecto para lograr los mejores resultados va más allá del mero cumplimiento de los requisitos del proyecto. Implica superar retos complejos, anticiparse a los posibles obstáculos y ofrecer resultados que se alineen con los objetivos iniciales, superando al mismo tiempo las expectativas. El control de calidad no consiste solo en cumplir las normas del cliente y en obtener un producto acabado que cumpla los criterios de referencia preestablecidos. Un buen GP adopta un enfoque proactivo en cada paso del proceso, con continuos controles de calidad para identificar y solventar los problemas antes de que se vuelvan inmanejables.

El trabajo del GP continúa incluso cuando el proyecto se completa con éxito. La evaluación final del recorrido del proyecto es crucial. ¿Cumplió el proyecto todos los criterios de rendimiento técnico y las condiciones de satisfacción? ¿Consiguió los requerimientos del programa del cliente? Una revisión final de la calidad proporciona información valiosa para futuros proyectos y ayuda a perfeccionar aún más los procesos de control de calidad.

Sostenibilidad y responsabilidad medioambiental

Las prácticas sostenibles en los proyectos de lugares de trabajo ya no son opcionales, sino esenciales. Un gestor de proyectos cualificado puede integrar la sostenibilidad en todas las fases del proyecto para garantizar el uso de materiales ecológicos, implementar diseños energéticamente eficientes y promover prácticas de reducción de residuos. Mediante la incorporación de normas y certificados de construcción ecológica como LEED, un GP puede reducir significativamente la huella medioambiental de su proyecto y, en última instancia, ahorrar costes a largo plazo gracias a un menor consumo de energía y recursos.

Obtención de la certificación Fitwel de dos estrellas y reducción de las emisiones de carbono

Webcor, una importante empresa de construcción comercial de California, necesitaba rediseñar sus oficinas para cumplir sus objetivos de sostenibilidad. Contrataron con la antelación necesaria los servicios de gestión de proyectos de JLL para obtener la certificación Fitwel® de dos estrellas y dar prioridad a la salud de los empleados. JLL identificó la necesidad de electrificación de la flota debido a las elevadas emisiones de carbono de la flota de camiones ligeros y consiguió el resto de los objetivos sin gastos adicionales para el presupuesto.

Invertir en el éxito del proyecto

Un GP experto sabe que no hay una respuesta válida para todos los casos. Se pone manos a la obra y adapta su estrategia a las necesidades y deseos específicos de cada cliente. Toma el pulso del proyecto y ajusta rápidamente su tamaño a medida que cambian las necesidades, asegurándose de que siempre dan en el clavo. Sus habilidades aportan valor mucho más allá de los resultados inmediatos, ya que mejora la eficiencia en el tiempo, la gestión de costes y la reducción de riesgos. Contratar a un gestor de proyectos no es simplemente un puesto a cubrir; es una inversión en el éxito duradero de la empresa.

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