Remodelación de oficinas: dar a los empleados lo que desean

Están surgiendo lugares de trabajo más tranquilos y que permiten mayor concentración a medida que las empresas incorporan más variedad de espacios para atender las demandas de los empleados en su vuelta a la oficina.

El año pasado, cuatro de cada diez empresas encuestadas por JLL añadieron a sus oficinas más zonas de trabajo que fomentan la concentración, como cabinas semicerradas y módulos insonorizados

Este cambio marca un alejamiento de la disposición de oficina que prima la colaboración hacia un entorno que también dé cabida a un trabajo más individual.

"Las empresas entienden ahora que promover el trabajo colaborativo no debe ir en detrimento de las necesidades individuales", afirma Gonzalo Portellano, Head of Design Solutions para Asia-Pacífico de JLL.

Las últimas tendencias han favorecido espacios de trabajo colaborativos para atraer a la gente de vuelta a la oficina con una ventaja única: la interacción cara a cara con los compañeros.

Sin embargo, los datos de JLL muestran que el trabajo individual sigue siendo la actividad predominante en las oficinas, ocupando al menos la mitad del tiempo diario de los empleados.

"Esto demuestra la importancia de ofrecer diversas configuraciones de trabajo que puedan recrear el espacio más natural para cada tarea que un empleado realiza en la oficina", dice Portellano. "El espacio adecuado para cada tarea es necesario para lograr estados de trabajo y flujo profundos que no serían posibles sin una cierta sensación de privacidad y concentración individual". 

Diseño basado en datos

Comprender las formas de trabajar y los comportamientos de los empleados es clave para satisfacer sus distintas necesidades. Por ejemplo, la incomodidad que sienten algunos al atender o escuchar llamadas privadas en oficinas diáfanas cuando no hay salas de reuniones disponibles.

"Es posible que los servicios ya existan en la oficina, pero la forma en que se distribuyen y utilicen, marca una gran diferencia", dice Portellano. "Los datos nos permiten predecir las necesidades de los empleados y ofrecerles los servicios o la configuración de trabajo que necesitan en el momento oportuno".

Un buen ejemplo podría ser la creación de salas de reuniones más pequeñas, no reservables, con normas internas para evitar el uso excesivo e incentivos para fomentar un mayor o menor uso durante periodos de tiempo específicos.

"Los cambios físicos necesarios para optimizar un espacio son menos drásticos si poseemos los datos de utilización adecuados y podemos identificar patrones de uso", afirma Portellano. "Al aprovechar el análisis predictivo de IA, los datos de sensores en tiempo real y las recomendaciones personalizadas de espacios de trabajo, podemos crear entornos de oficina que realmente se adapten a las necesidades de los empleados y, al mismo tiempo, potencien su rendimiento."

Esto coincide con las conclusiones de un estudio realizado durante años por JLL, que muestra que el rendimiento de los empleados mejora cuando tienen control sobre su entorno, incluidos factores como la elección del espacio, la privacidad y el acceso a zonas de trabajo tranquilas y que permiten la concentración.

Optimización del espacio de trabajo

Sin datos adecuados sobre cómo utilizan el espacio los empleados, las empresas corren el riesgo de crear lugares de trabajo excesivamente personalizados e infrautilizados. "Hay que evitar caer en la trampa de adoptar demasiadas variantes poco prácticas o superfluas para las tareas laborales básicas", advierte Portellano.

La solución ideal consiste en maximizar la flexibilidad y modularidad del espacio creando espacios multifuncionales que sirvan para tres o incluso más funciones.

Un ejemplo habitual son las cafeterías de trabajo informales, que pueden duplicar su función como zonas de colaboración para reuniones, eventos internos y externos, o actividades de ocio y bienestar. "No debemos restringir nuestra concepción de los espacios de oficina a la jornada laboral de 9 a 5", señala Portellano. "Al final, el alquiler se paga 24 horas al día, 7 días a la semana, todo el año, así que ¿por qué no diseñarlas para múltiples funcionalidades?".

Las empresas con oficinas más grandes también pueden aprovechar las bajas tasas de ocupación para experimentar con nuevas configuraciones en espacios piloto. Se pueden plantear zonas modulares “pop-up” con configuraciones de mobiliario adaptables -en colaboración con diseñadores y proveedores- para ofrecer experiencias únicas en un entorno controlado.

Por ejemplo, Salesforce, el gigante del software basado en la nube, ha introducido el concepto de "hotelización" en algunas oficinas, reduciendo el número de ubicaciones para trabajar. Ahora, los empleados reservan espacios de trabajo compartidos según sus necesidades, lo que permite cerrar o reasignar a otros usos zonas infrautilizadas.

A pesar de la variedad de soluciones disponibles, la falta de una métrica clara del retorno de la inversión en las mejoras de los espacios de trabajo está ralentizando la actuación de las empresas, apunta Portellano.

Muchas siguen aplicando la regla 3-30-300, que asigna costes fijos por metro cuadrado a servicios, alquiler y nóminas. Sin embargo, este enfoque no tiene en cuenta las ventajas del diseño centrado en el ser humano y su impacto en el bienestar de los empleados y, en última instancia, en la productividad.

Una experiencia integral

Los empleados desean una experiencia integral desde el momento en que entran en la oficina, un espacio de trabajo que se adapte a sus necesidades, como profesionales y como personas, a lo largo del día.

"La oficina debe ser un espacio que elimine las fricciones y proporcione las herramientas y el entorno necesarios para rendir al máximo", afirma Portellano. "Se puede considerar la oficina como un gimnasio para la mente, donde unos aparatos adecuados más un entrenador personal pueden mejorar el rendimiento físico de cada persona".

En la región de Asia-Pacífico, donde la vuelta a la oficina es constante, Portellano cree que ha llegado el momento de tomar decisiones a más largo plazo sobre el cambio de configuración de los espacios de trabajo para atender las nuevas demandas de los empleados en cuanto a su uso.

"Esto podría lograrse aumentando el número de áreas para concentrarse o replanteando las zonas de colaboración, basándose en los resultados de los datos y en la experiencia de los usuarios, y no en las prácticas habituales o suposiciones preconcebidas del sector", concluye Portellano.