La forma de trabajar ha cambiado. ¿Cómo están respondiendo las empresas?

En la permanente lucha por conseguir que la gente vuelva a la oficina, las empresas intentan averiguar cómo los empleados utilizan realmente los espacios.

Hacer un seguimiento de las tarjetas de identificación de los empleados cuando llegan al trabajo no es suficiente.

"Hay que pensar que una persona puede ocupar varios lugares simultáneamente", dice Sam Lavers, Principal Growth and Alliances partner de JLL. "Hay que tener en cuenta que puede reservar una sala de reuniones, dejar sus cosas sobre un escritorio, todo ello mientras charla con un compañero en una zona de descanso".

Este es el reto al que se enfrentan los directivos de las empresas que quieren aumentar la productividad y la colaboración en una oficina: es difícil saber qué hace la gente durante el día. El tiempo que los asientos o espacios individuales están ocupados -la llamada tasa de utilización- sigue siendo de media un 25% inferior en todo el mundo al objetivo del 75%, según el informe de evaluación de referencia sobre ocupación de JLL.

Sin embargo, la demanda de puestos de trabajo menos tradicionales, como zonas de trabajo silenciosas, y un mayor uso de los espacios colaborativos están haciendo que el seguimiento de la utilización en general sea cada vez más difícil de gestionar.

Si los directivos pueden entender mejor qué tipos de espacios se utilizan -lo que a su vez refleja los distintos estilos de trabajo y las preferencias de los empleados-, podrán centrarse en crear una oficina que se adapte a las necesidades de sus equipos.

"Es más importante que nunca encontrar el equilibrio entre la adecuación de los espacios y la creación de experiencias motivadoras en el lugar de trabajo", afirma Lilly Toncheva, Senior Director of Consulting de la división Work Dynamics de JLL.

La IA proporciona un mejor conocimiento de la ocupación

La tecnología está en el centro del esfuerzo por comprender lo que se necesita.

Para asegurarse de que las oficinas se rediseñan para adaptarse a nuevas formas de trabajo más ágiles, las empresas están empezando a utilizar tecnologías avanzadas de sensores como VergeSense, capaz de distinguir entre personas y objetos, y plataformas de IA que ayudan a identificar flujos de trabajo menos evidentes para crear modelos que predicen lo que se necesita.

"Esto permite a las organizaciones ser más proactivas que reactivas a la hora de gestionar su espacio", afirma Toncheva.

Combinando la ocupación real -como dos personas sentadas en un sofá- con la pasiva -como un bolso encima de un escritorio- se crea una "inteligencia de ocupación" más sofisticada.

Lavers cree que en el futuro será aún más minuciosa.

"El siguiente paso será recurrir a grandes fuentes de datos, analizando cómo influyen en la ocupación y el uso factores como el tiempo, el tráfico o una promoción especial de la cafetería", afirma.

Toncheva recomienda que, para aprovechar la inteligencia, las empresas incorporen más flexibilidad al diseño de sus oficinas. "Los contratos de arrendamiento establecen que el espacio es fijo, pero la demanda fluctúa. Las soluciones flexibles facilitan la rápida adaptación de la configuración según los nuevos datos", añade.

Las experiencias de calidad estimulan la utilización

Aunque la tecnología es clave, los datos sólo muestran la mitad de la realidad. También hay que considerar factores cualitativos, como las experiencias de los empleados, su satisfacción y sus hábitos de trabajo.

"Preguntamos a los clientes qué esperan conseguir llevando a los empleados a la oficina y luego averiguamos qué hace falta para conseguirlo", dice Toncheva.

Por ejemplo, un cliente de JLL consideraba que la innovación, la creatividad y la velocidad de comercialización de sus productos eran insuficientes debido al trabajo a distancia.

"Analizamos a fondo las necesidades y preferencias de los empleados, las contrastamos con los requisitos de la empresa y las relaciones entre los equipos, y luego creamos una serie de buyer personas", explica Toncheva. "Nos ayudó a rediseñar el espacio para apoyar los flujos de trabajo de los productos y, al mismo tiempo, ofrecer la comodidad y la experiencia que la gente demandaba".

Necesidades de las reuniones

Las salas de reuniones siguen siendo un bien escaso. Ya sea por disponibilidad, tamaño o tecnología, no hay suficientes salas del tipo adecuado.

"Los datos que hemos analizado revelan un desequilibrio entre el tamaño de los espacios de reunión y las necesidades reales", afirma Lavers.

Las cabinas individuales para llamadas, o salas más pequeñas para dos o cuatro personas, están muy solicitadas para reuniones híbridas. Pero los empleados consideran que la experiencia no es la ideal.

"Históricamente, la inversión en tecnología se destinaba a salas de conferencias más grandes, pero hoy en día, la mayoría de las reuniones combinan participantes en línea y en persona", dice Toncheva. "Estas salas de mayor capacidad están infraocupadas la mayor parte del tiempo".

Esto significa que aumentan las quejas sobre la disponibilidad de las salas y las incomparecencias de los invitados.

Una solución es integrar los datos de los sensores del lugar de trabajo con el software de reservas, de modo que las salas que permanezcan vacías en los primeros minutos puedan liberarse. Esto puede aumentar la disponibilidad en más de un 30%.

A medida que la tecnología sigue aportando nuevos datos sobre el comportamiento dinámico de las oficinas, las empresas empiezan a conocer mejor sus necesidades futuras de espacio.

"Esto ayuda a las empresas a planificar y priorizar las mejoras en el lugar de trabajo que añaden valor e incentivan la utilización, con decisiones basadas en datos, no en el instinto", concluye Lavers.