Cómo afrontan las empresas el aumento de los costes de equipamiento de oficinas

Muchos empleados se resisten todavía a las llamadas de sus jefes para volver a la oficina. Debido al ruido o la falta de intimidad, muchas oficinas carecen aún de las comodidades del hogar.

La escasez de mano de obra y las subidas salariales agravan el problema en el mundo entero. Solo en la región EMEA, los costes laborales han subido más de un 12% en los últimos 12 meses y el coste medio de equipamiento ha aumentado un 5,2% interanual, según la última Guía de Costes de Acondicionamiento de JLL.

En Asia-Pacífico, el aumento de los precios de los materiales se ha estabilizado, pero los elevados costes energéticos y la disrupción de la cadena de suministro siguen siendo factores determinantes, mientras en la región de América, la evolución de las estrategias de diseño de oficinas y las peticiones de los usuarios están incrementando los costes influidos por los inquilinos.

“Apoyar tanto el trabajo híbrido como el presencial tiene un precio", afirma Andrew Hudson, Senior Director for Project Execution with JLL PDS. "Requiere flexibilidad, espacios colaborativos y privados, salas multifuncionales y soluciones tecnológicas integradas, todo lo cual requiere una inversión de capital".

La tecnología se lleva la mayor parte del presupuesto

A pesar de que cada vez hay más empleados en la oficina, la complejidad del trabajo híbrido implica que es probable que sigan participando en llamadas con compañeros que trabajan en otro lugar. Por eso, la tecnología que permite una colaboración fluida y una experiencia de reunión inmersiva ocupa un lugar destacado en la lista de demandas de equipamiento de la oficina.

"Una proporción mucho mayor del presupuesto de equipamiento se gasta en soluciones tecnológicas más avanzadas, pantallas de alta definición más grandes, mejor audio y cámaras que hacen seguimiento, todo ello para parecerse más a las reuniones presenciales”, afirma Hudson.

La Encuesta Global sobre Tecnología de JLL reveló que más de tres cuartas partes de los directivos del sector inmobiliario corporativo están invirtiendo en mejorar la tecnología de sus oficinas, mientras que el informe Global Occupancy Benchmarking de 2024 muestra que el 39% ha mejorado la tecnología de sus salas de conferencias específicamente.

Sin embargo, la tecnología no mejorará la productividad por sí sola. "Es muy importante formar a los empleados para que sepan sacarle el máximo partido", afirma Romeu Carpinteiro, Head of Commercial Ops en Tétris, la empresa de diseño y equipamiento de JLL.

Es un problema con el que muchos ya estamos familiarizados. Cisco descubrió que siete de cada 10 empleados declaran tener problemas con el manejo de las plataformas de videoconferencia y el uso compartido de documentos en la nube, mientras dos tercios de los empleados afirman que las salas de reuniones actuales son ineficientes.

Los sensores de ocupación, además de los que contribuyen a los objetivos de bienestar y sostenibilidad mediante el control de la luz y la calidad del aire o el consumo de energía, también se han convertido en algo habitual.

Dado que el 86% de los directivos de CRE (Activos Inmobiliarios Corporativos) se centran en la reducción de costes, Carpinteiro afirma que esta inversión en tecnología puede amortizarse rápidamente. "Ayuda a reducir los costes operativos generales y proporciona métricas concretas sobre el ROI después del equipamiento".

La adaptabilidad genera valor

Muchas empresas luchan por equilibrar la necesidad de espacios colaborativos con el trabajo individual. Según JLL, algo más de la mitad del tiempo que se pasa en la oficina se dedica a tareas individuales.

Hudson afirma que ahora se tiene mucho más en cuenta la finalidad del equipamiento y cómo se utilizará el espacio, más que únicamente su aspecto. "Diferentes tipos de iluminación, mobiliario, plantas y acabados acústicos, por ejemplo, pueden afectar de manera tangible a los niveles de confort y contribuir positivamente a la productividad y la experiencia".

La adaptabilidad es clave para potenciar el rendimiento de la inversión, afirma. "Estamos aumentando la flexibilidad tanto en la distribución como en las soluciones de mobiliario, basándonos en un diseño centrado en la experiencia humana".

Esta visión centrada en el ser humano fue el principio que ha guiado el equipamiento de la oficina de Diaego, que cuenta con tres zonas adaptadas al dinamismo y el nivel de privacidad necesarios para las distintas actividades.

Según comenta Carpinteiro, los muebles, los separadores y las cabinas modulares y móviles permiten cambiar el espacio de trabajo de un día para otro, incluso de la mañana a la tarde. También ayudan a gestionar los costes aprovechando al máximo lo que, en algunos casos, es un espacio de oficina reducido. El mobiliario reciclado y reutilizado también se suele considerar como una solución rentable y sostenible.

El paso de la cantidad a la calidad multifuncional plantea otro tipo de cuestiones. "En lugar de cuántos puestos de trabajo caben, nos planteamos cuántos tipos de experiencia caben en el espacio", afirma.

TravelPerk, por ejemplo, incorporó un "lounge de llegadas" a su oficina para fomentar el trabajo informal y colaborativo, mientras que una amplia zona de cafetería ofrece un espacio comunitario flexible que puede transformarse para adaptarse a distintos usos.

Hudson subraya que la flexibilidad, escuchar a los empleados y hacer pequeños ajustes a lo largo del tiempo es la forma de seguir rentabilizando el dinero invertido en equipamiento.

Carpinteiro está de acuerdo. "Es fundamental seguir comprobando si tanto la empresa como los empleados disponen de todo lo que necesitan. Pero si sitúas a las personas en el centro de tu estrategia, sólo puedes ganar".